01
Odbiór faktur z wielu kanałów
Pobieramy faktury z maila, folderu, formularza lub systemu źródłowego i nadajemy im jeden uporządkowany przepływ.
Automatyzacja faktur · dokumenty · księgowość
Automatyzacja faktur
bez ręcznego przepisywania.
Budujemy proces, który odbiera faktury z maila lub folderu, odczytuje dane, sprawdza podstawowe reguły i przekazuje dokument dalej do akceptacji, księgowości lub raportu wyjątków.
- Źródła PDF, skany, skrzynki mailowe, formularze, foldery
- Dane NIP, kontrahent, kwoty, daty, pozycje, waluta, numer faktury
- Kontrola walidacje, wyjątki, statusy, ślad decyzji
- Integracje arkusze, CRM, system księgowy, obieg akceptacji
Zakres wdrożenia
Od dokumentu do danych gotowych do pracy.
02
Ekstrakcja danych z PDF i skanów
Wyciągamy dane nagłówkowe i pozycje faktury, a przy słabszych skanach oznaczamy niepewne pola do sprawdzenia przez człowieka.
03
Walidacja i wykrywanie wyjątków
Sprawdzamy brakujące pola, duplikaty, zgodność kwot, walutę, NIP lub reguły akceptacji ustalone w firmie.
04
Obieg akceptacji
Kierujemy faktury do właściwych osób, przypominamy o decyzji i zapisujemy status, żeby nie trzeba było szukać ustaleń w mailach.
05
Eksport do księgowości
Przekazujemy dane do arkusza, systemu księgowego, CRM-u lub innego narzędzia, które już działa w firmie.
06
Raport wyjątków
Tworzymy czytelną listę dokumentów, których system nie powinien zatwierdzać automatycznie: braki, rozbieżności i duplikaty.
Dla kogo
Największy sens ma tam, gdzie faktury są codziennym wąskim gardłem.
Automatyzacja faktur pomaga firmom, w których dokumenty przychodzą z wielu źródeł, a zespół traci czas na przepisywanie, kontrolę statusów i ręczne przypomnienia. Nie zastępuje księgowości, tylko porządkuje dane i obieg przed księgowaniem.
Jak pracujemy
Bez obietnicy stuprocentowej magii OCR.
Krok 01
Próbka dokumentów
Analizujemy realne faktury: formaty, jakość skanów, języki, waluty, wyjątki i dane, które muszą trafić dalej.
Krok 02
Reguły i integracje
Ustalamy, co system może zrobić automatycznie, co wymaga akceptacji i gdzie mają trafić dane po przetworzeniu.
Krok 03
Wdrożenie kontrolowane
Najpierw uruchamiamy proces z kontrolą człowieka, mierzymy błędy i dopiero potem zwiększamy zakres automatyzacji.
FAQ
Pytania o automatyzację faktur.
Czy system odczyta każdą fakturę?
Nie obiecujemy stuprocentowego odczytu każdego dokumentu. Projektujemy proces tak, żeby pola niepewne trafiały do weryfikacji, a nie do ślepej automatyzacji.
Czy to zastępuje księgowego?
Nie. Automatyzacja przygotowuje dane, porządkuje obieg i wyłapuje wyjątki. Decyzje księgowe i odpowiedzialność zostają tam, gdzie powinny.
Czy można integrować się z naszym systemem księgowym?
Zależy od systemu i dostępnego API lub eksportów. Jeśli integracja bezpośrednia nie ma sensu, zaczynamy od bezpiecznego eksportu danych.
Ile dokumentów potrzeba na start?
Wystarczy reprezentatywna próbka: różne formaty, dostawcy i przypadki problemowe. Dzięki temu szybko oceniamy realny poziom automatyzacji.
Masz faktury, które krążą po mailach?
Pokaż nam przykładowy obieg bez danych wrażliwych. Powiemy, które kroki warto zautomatyzować, a które powinny zostać pod kontrolą człowieka.