Scenariusz wdrożeniowy · Usługi B2B
Firma usługowa: obieg faktur i akceptacji bez ręcznego pilnowania
Modelowy proces dla firmy, która odbiera faktury z wielu skrzynek, ręcznie przepisuje dane i gubi czas na sprawdzanie, kto zatwierdził dokument.
Problem
Dokumenty trafiają do kilku osób, statusy żyją w mailach, a księgowość dostaje dane dopiero po ręcznej kontroli i przypomnieniach.
Podejście
Jedna kolejka dokumentów, ekstrakcja pól, walidacja kwot i NIP, routing do akceptacji oraz raport wyjątków zamiast przepychania niepewnych danych.
Co mierzyć
- czas od wpływu faktury do akceptacji
- liczba dokumentów bez właściciela
- liczba duplikatów i brakujących pól
- czas ręcznej pracy administracji w tygodniu
Sytuacja wyjściowa
Firma usługowa dostaje faktury od dostawców, podwykonawców i narzędzi SaaS. Część przychodzi na główną skrzynkę, część do osób projektowych, część jako załączniki do długich wątków. Zanim dokument trafi do księgowości, ktoś musi go znaleźć, opisać, zatwierdzić i przepisać dane.
Największy koszt nie jest w samym OCR. Koszt leży w niepewności: czy faktura dotarła, kto ma ją zatwierdzić, czy jest duplikatem i czy brakuje danych do księgowania.
Proponowany przepływ
Pierwsza wersja zbiera faktury do jednej kolejki, rozpoznaje dostawcę, odczytuje podstawowe pola i nadaje status. Dokumenty proste idą do akceptacji, a niepewne trafiają do raportu wyjątków.
Osoba zatwierdzająca widzi podgląd dokumentu, dane odczytane przez system, historię dostawcy i przyciski decyzji. Księgowość dostaje dopiero wynik po akceptacji albo ustrukturyzowany eksport.
- mail lub folder jako źródło dokumentów
- odczyt NIP, numeru faktury, dat, kwot i waluty
- walidacja duplikatów oraz brakujących pól
- routing akceptacji według dostawcy, kwoty lub projektu
- eksport danych po zatwierdzeniu
Dlaczego nie automatyzować wszystkiego od razu
W pierwszej wersji lepiej zatrzymać dokumenty niepewne, niż budować iluzję pełnej automatyzacji. Jeśli skan jest słaby, kwota się nie zgadza albo dostawca jest nowy, system powinien poprosić o decyzję.
Po kilku tygodniach widać, które wyjątki są powtarzalne i można je dopisać do reguł, a które zawsze powinny zostać przy człowieku.
Efekt, który warto mierzyć
W takim wdrożeniu mierzymy nie tylko liczbę przetworzonych faktur, ale też czas akceptacji, liczbę dokumentów z brakami, liczbę przypomnień i czas ręcznej pracy administracji. Te metryki pokazują, czy system faktycznie odciąża zespół.
Audyt procesu
Chcesz sprawdzić, czy podobny zakres ma sens u Ciebie?
W 20 minut przejdziemy przez jeden proces, wskażemy 3-5 usprawnień i nazwiemy najmniejszą wersję wdrożenia, która ma sens biznesowy.
Umów bezpłatny audyt procesu